Integritetspolicy - Processeriet

Introduktion

Vi värnar om din integritet och är transparenta med hur vi hanterar dina personuppgifter.

Denna integritetspolicy beskriver hur Processeriet samlar in, använder och skyddar dina personuppgifter när du använder vår tjänst. Vi följer dataskyddsförordningen (GDPR) och annan relevant lagstiftning för att säkerställa att dina uppgifter hanteras på ett säkert och ansvarsfullt sätt.

Vem ansvarar för dina personuppgifter

Gray Pixel AB har två olika roller, beroende på vilka uppgifter det gäller.

Vi är personuppgiftsansvariga för uppgifter som vi behöver för att driva tjänsten

Kontoinformation, till exempel e-postadress, namn och lösenord
Faktureringsuppgifter
E-post från oss om tjänsten och support
Teknisk information, till exempel loggar och besöksstatistik

Det betyder att vi bestämmer hur uppgifterna används, och att du vänder dig till oss med frågor om dem.

Vi är personuppgiftsbiträde för det innehåll som din organisation lägger in i tjänsten

Processmallar och genomförda processer
Vem som bockade av ett steg och när, och uppgifter som fylls i under ett steg
Återkoppling och kommentarer
Vilka som är medlemmar i organisationen, deras roller och vilka som bjuds in

För de här uppgifterna är din organisation personuppgiftsansvarig. Vi behandlar dem bara för att leverera tjänsten och enligt organisationens instruktioner. Har du frågor om dem, vänd dig först till din organisation. Vi hjälper organisationen att svara.

Gray Pixel AB
Organisationsnummer: 559263-3191
E-post: hej@processeriet.se

Vilka uppgifter samlar vi in

Vi samlar endast in de personuppgifter som är nödvändiga för att tillhandahålla tjänsten. Följande uppgifter kan komma att behandlas:

Kontoinformation

E-postadress (används som användarnamn)
Lösenord (lagras krypterat)
För- och efternamn
Profilbild, om du laddar upp en

Faktureringsuppgifter

Organisationsnamn
Organisationsnummer (om tillämpligt)
Fakturaadress
Postnummer och ort
Faktureringsansvarig (kontaktperson)
Vald abonnemangstyp

Processer

Processbeskrivningar med rubriker, steg, instruktioner och länkar
Genomförda processer: vem som startade processen, vem som bockade av varje steg och när det skedde
Uppgifter som fylls i under ett steg
Slutdatum och tidsstämplar
Återkoppling och kommentarer på processer

Organisation och medlemmar

Vilka användare som tillhör organisationen och vilken roll de har
E-postadresser till personer som bjuds in till organisationen
Notifieringar i tjänsten

Teknisk information

Loggdata för användning av tjänsten (för drift och support)
Besöksstatistik: vilken sida som besöktes, vilken sida besökaren kom från och vilken webbläsare som användes

Hur använder vi dina uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Tillhandahålla tjänsten – För att du och din organisation ska kunna skapa, dela och genomföra processbeskrivningar.
Kontohantering – För att skapa och administrera ditt användarkonto, samt hantera inloggning och åtkomst.
Fakturering – För att hantera betalningar, skicka fakturor och administrera ditt abonnemang.
Kommunikation – För att skicka notifieringar om processer, påminnelser om slutdatum och information om tjänsten.
Support – För att kunna hjälpa dig vid tekniska problem eller frågor om tjänsten.
Säkerhet och drift – För att upprätthålla säkerheten i tjänsten, förebygga missbruk och säkerställa stabil drift.
Uppfylla lagkrav – För att efterleva bokföringslagen och andra tillämpliga lagar.

Rättslig grund: Behandlingen grundar sig på fullgörande av avtal (för att tillhandahålla tjänsten), rättslig förpliktelse (för bokföring och fakturering) samt berättigat intresse (för säkerhet och drift). Den rättsliga grunden gäller de uppgifter som vi är personuppgiftsansvariga för. För innehållet i tjänsten är det din organisation som bestämmer den rättsliga grunden.

Lagring och säkerhet

Var lagras dina uppgifter

All data lagras inom Sverige i säkra datacenter. Vi använder databasserver och säker fillagring för att lagra dina uppgifter. Din data lämnar aldrig Sverige.

Säkerhetsåtgärder

Vi vidtar omfattande säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter:

Krypterad dataöverföring – All kommunikation mellan din webbläsare och våra servrar är krypterad med HTTPS/TLS.
Krypterade lösenord – Lösenord lagras aldrig i klartext utan hashas med säkra krypteringsmetoder.
Åtkomstkontroll – Du har bara tillgång till uppgifter som tillhör din egen organisation.
E-postbekräftelse – Nya konton måste bekräftas via e-post innan de kan användas.
Skyddad fillagring – Uppladdade filer, till exempel profilbilder, lagras med privat åtkomst och kan bara visas för användare i samma organisation.

Leverantörer som behandlar uppgifter åt oss

För att kunna tillhandahålla tjänsten använder vi följande leverantör, som är personuppgiftsbiträde åt oss:

Loopia – Vårt webbhotell. Loopia driftar webbservern, databasen och fillagringen där tjänsten och dina uppgifter finns. Loopia skickar också vår e-post, till exempel notifieringar, påminnelser och bekräftelser. Loopia behandlar uppgifterna enligt våra instruktioner och deras dataskyddspolicy. För det innehåll som vi behandlar åt din organisation är Loopia underbiträde.

Lagringstid

Vi lagrar dina personuppgifter så länge som nödvändigt för att tillhandahålla tjänsten och uppfylla våra rättsliga förpliktelser:

Kontoinformation – Lagras så länge ditt konto är aktivt.
Processer – Lagras så länge organisationens konto är aktivt. Det är din organisation som bestämmer när processer tas bort.
Borttagna processer – Hamnar i papperskorgen, så att du kan återställa dem om du ångrar dig.
Faktureringsuppgifter – Lagras i enlighet med bokföringslagen (7 år efter avtalets upphörande).
Efter avtalets upphörande – Vi raderar all data permanent 60 dagar efter att abonnemanget har upphört, förutom uppgifter som måste lagras enligt lag.

Dina rättigheter

Gäller din fråga innehåll som din organisation har lagt in, till exempel genomförda processer, vänd dig till din organisation. Vi hjälper organisationen att svara.

Enligt GDPR har du följande rättigheter gällande dina personuppgifter:

Rätt till tillgång (registerutdrag) – Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Dina kontouppgifter kan du när som helst ladda ner under Kontoinställningar. Vill du ha ett fullständigt registerutdrag skickar vi det inom en månad efter att du har kontaktat oss.
Rätt till rättelse – Du kan redigera och uppdatera dina kontouppgifter och faktureringsuppgifter direkt i tjänsten.
Rätt till radering – Du kan när som helst ta bort enskilda processer eller hela ditt konto. Efter radering av ditt konto tas all data bort permanent inom 60 dagar.
Rätt till begränsning av behandling – Du kan begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter.
Rätt till dataportabilitet – Du kan ladda ner dina kontouppgifter under Kontoinställningar och en sammanställning av varje genomförd process som PDF. En fullständig export av din organisations data får du genom att kontakta oss.
Rätt att göra invändningar – Du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.
Rätt att lämna in klagomål – Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på hej@processeriet.se.

Kakor (cookies)

Processeriet använder endast nödvändiga kakor för att tjänsten ska fungera. Vi använder inga kakor för spårning eller marknadsföring.

Nödvändiga kakor

För att du ska kunna logga in och använda tjänsten behöver vi lagra vissa kakor i din webbläsare:

Autentiseringskaka – Används för att hålla dig inloggad under din session. Denna kaka försvinner när du stänger webbläsaren, om du inte väljer "Kom ihåg mig".
Kom ihåg mig-kaka – Om du väljer att bli ihågkommen vid inloggning sparas en permanent kaka som håller dig inloggad mellan sessioner.

Inga spårningskakor

Vi använder inte några kakor från tredje part för analys, marknadsföring eller spårning. Vi säljer aldrig information om våra användare till tredje part.

Kontakta oss

Om du har frågor om vår integritetspolicy eller hur vi hanterar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.

E-post: hej@processeriet.se

Gray Pixel AB
Organisationsnummer: 559263-3191